خطاب عن راتب موظف يصل إلى مكتب الاستقبال، ويبقى مفتوحا على الطاولة ساعة كاملة. وخطاب عن مستفيد يرسل إلى جهة أخرى ومعه صورة هويته كاملة، والمطلوب كان رقم ملفه فقط.
لم يقصد أحد الضرر في الحالتين. لكن الخطاب خرج من يد من يحتاجه إلى يد من لا يحتاجه. وهذا أغلب ما يحدث في المراسلات: لا اختراق، بل تسرب صغير من عادة يومية.
باختصار: حماية الخطاب الحساس تبدأ بتصنيفه عند تسجيله، ثم تحديد من يراه، وتسجيل من اطلع عليه، وإرسال ما يلزم فقط، وإتلافه حين ينتهي غرضه. ومتى حمل الخطاب بيانات أفراد، صار لحمايته أساس في نظام حماية البيانات الشخصية.
ما الذي يجعل الخطاب حساسا
ليس كل خطاب سريا. لكن أربعة أنواع من المحتوى ترفع حساسية الخطاب:
- بيانات شخصية: الاسم مع رقم الهوية، والعنوان، وأرقام التواصل، والحالة الصحية أو الاجتماعية.
- معلومات مالية: الرواتب، وعروض الأسعار قبل الترسية، وتفاصيل الحسابات.
- قضايا ونزاعات: مراسلات المحامين، والشكاوى، والتحقيقات الداخلية.
- قرارات قبل إعلانها: تعيين، أو إنهاء خدمة، أو شراكة، أو تغيير في الهيكل.
ويعرف نظام حماية البيانات الشخصية البيان الشخصي تعريفا واسعا: كل بيان يؤدي إلى معرفة الفرد، مباشرة أو غير مباشرة، مهما كان مصدره أو شكله. ويعد البيانات الصحية من البيانات الحساسة.
فخطاب إحالة مريض، أو تقرير عن حالة مستفيد، يحتاج عناية أكبر من خطاب عادي يحمل اسم شخص.
درجات التصنيف: عادي وعاجل وسري
ثلاث درجات تكفي معظم الجهات:
- عادي: يتداول حسب صلاحيات القسم المعتادة.
- عاجل: يحتاج سرعة في الإحالة والرد، ولا علاقة له بمن يطلع.
- سري: يطلع عليه من تحدده الجهة فقط، مهما كانت سرعته.
الخلط بين العاجل والسري خطأ شائع. العاجل سؤال عن الوقت، والسري سؤال عن الأشخاص. وقد يكون الخطاب عاجلا وعاديا، أو سريا وغير عاجل.
وخطأ آخر: الإفراط في السري. حين يصبح كل خطاب سريا يفقد الوصف معناه، ويطلب الجميع استثناءات لا تنتهي.
ضع معايير مكتوبة للسري في سطور قليلة. مثلا: خطاب فيه بيانات صحية أو مالية لفرد، أو قرار لم يعلن، أو نزاع قائم.
وقرر من يملك تغيير التصنيف بعد التسجيل، رفعا أو خفضا. واجعل الرد على خطاب سري سريا بطبيعته، حتى يقرر صاحب الصلاحية غير ذلك.
قاعدة عملية: صنف الخطاب لحظة تسجيله، لا حين تتذكر أنه حساس. التصنيف المتأخر يأتي غالبا بعد أن اطلع عليه من لا يلزم.
خمس طبقات حماية
كل طبقة تسد ثغرة لا تسدها الأخرى. ولا تحتاج أي منها إلى خبرة تقنية، بل إلى قرار إداري واضح.
التصنيف عند التسجيل
في الصادر يصنف كاتب الخطاب، ويراجع المعتمد التصنيف قبل الاعتماد. وفي الوارد يصنف من يسجله، فإن شك سأل المدير قبل الإحالة. والقاعدة عند الشك: صنفه سريا، ثم خفض الدرجة بقرار. فالخفض لاحقا لا يضر، والرفع بعد الاطلاع لا يعيد ما خرج.
صلاحيات على قدر الحاجة
القاعدة: يرى الموظف ما يحتاجه لعمله، لا كل ما يستطيع الوصول إليه. حدد من يرى السري بالاسم أو بالوظيفة.
وافصل رؤية السري عن صلاحية الاعتماد. فقد يحتاج مدير المكتب رؤية السري دون أن يعتمد، وقد يعتمد مدير قسم دون أن يرى سري الأقسام الأخرى.
وراجع الصلاحيات عند كل انتقال موظف أو خروجه. فأكثر الصلاحيات الزائدة بقايا وظائف سابقة.
ولا تسمح بحساب مشترك بين موظفين. الحساب المشترك يمحو الفرق بين من اطلع ومن لم يطلع، فيفقد السجل قيمته.
سجل الاطلاع
معرفة من فتح الخطاب ومتى تفيد مرتين: تردع الفضول قبل وقوعه، وتساعدك في التحقق إن تسرب شيء. راجع سجل الخطابات السرية دوريا، لا عند المشكلة فقط.
وعند المراجعة ابحث عن ثلاثة أشياء: اطلاع من خارج القسم المعني، واطلاع بعد إغلاق الخطاب بمدة طويلة، واطلاع متكرر من الشخص نفسه بلا سبب ظاهر. ليس كل ذلك خطأ، لكنه يستحق سؤالا هادئا.
الإرسال: لا ترفق ما لا يلزم
أكثر التسرب يحدث عند الإرسال. قبل أن ترسل اسأل:
- هل يحتاج المستلم كل البيانات، أم يكفيه رقم الملف أو الطلب؟
- هل المرفق ضروري، أم يكفي ذكر مضمونه في الخطاب؟
- هل العنوان صحيح، وهل هو البريد الرسمي للجهة لا بريد شخصي؟
- هل سيرسل في مجموعة محادثة؟ الخطاب السري لا يرسل في مجموعة.
وفي الورق اكتب «سري» على الظرف، وسلمه لمن سمي فيه. ولا تترك الخطاب السري في طابعة مشتركة، ولا على مكتب في غياب صاحبه.
الإتلاف عند انتهاء الغرض
البيانات التي لم تعد تحتاجها خطر بلا فائدة. وكيف تبني مدد الحفظ والإتلاف الموثق تجده في دليل بناء جدول مدد الحفظ.
نظام حماية البيانات الشخصية باختصار عملي
صدر نظام حماية البيانات الشخصية بالمرسوم الملكي م/19 وتاريخ 9/2/1443هـ، وعدل بالمرسوم الملكي م/148 وتاريخ 5/9/1444هـ. ودخل حيز النفاذ في 14 سبتمبر 2023.
وأسند مجلس الوزراء الإشراف على تطبيقه إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا). وتنشر الهيئة أدلته وإرشاداته على صفحة النظام لدى سدايا.
وهذه أهم مبادئه التي تمس المراسلات:
- النطاق: يطبق على معالجة البيانات الشخصية بأي وسيلة كانت. فالخطاب الورقي والملف الإلكتروني سواء.
- الحماية: على الجهة اتخاذ ما يلزم من إجراءات تنظيمية وإدارية وتقنية تحافظ على البيانات الشخصية، بما في ذلك عند نقلها.
- التسرب: إذا علمت الجهة بتسرب بيانات شخصية أو تلفها أو وصول غير مشروع إليها، تشعر الجهة المختصة وفق ما تحدده اللوائح. وتشعر صاحب البيانات إذا كان ذلك قد يضر ببياناته أو يتعارض مع حقوقه أو مصالحه.
- الإتلاف: تتلف البيانات بعد انتهاء الغرض من جمعها دون تأخير، إلا في حالات ينص عليها النظام.
والطبقات الخمس أعلاه أمثلة عملية على الإجراءات التنظيمية والإدارية. لكنها لا تغني عن قراءة النظام ولوائحه بحسب نشاط جهتك.
تنبيه: هذا شرح عام وليس رأيا نظاميا. المرجع النص الرسمي للنظام ولوائحه وإرشادات سدايا، ومختص نظامي عند الحاجة.
حين يقع الخطأ: خمس خطوات
مهما أحكمت الطبقات، قد يرسل خطاب لغير صاحبه أو يطلع عليه من لا يلزم. والجهة المنظمة تعرف ماذا تفعل قبل أن يحدث ذلك:
- احصر الضرر: تواصل مع من وصله الخطاب، واطلب حذفه أو إعادته، وأوقف أي إرسال آخر.
- سجل ما حدث: اكتب ما وقع، ومتى، ومن اكتشفه، وما البيانات التي خرجت.
- افحص الأثر: هل في الخطاب بيانات شخصية؟ وهل قد يضر خروجها بأصحابها؟
- أبلغ من يلزم: إن كان فيه بيانات شخصية، فراجع ما يوجبه النظام ولوائحه من إشعار الجهة المختصة وصاحب البيانات.
- تعلم من الخطأ: عدل الخطوة التي سمحت بالخطأ، لا الموظف وحده.
اكتب هذه الخطوات في صفحة واحدة، وسم من يقودها. فالارتباك في الساعة الأولى أضر من الخطأ نفسه أحيانا.
خطابات فيها بيانات أفراد
المستفيدون
في الجمعيات وجهات الخدمة، يحمل خطاب الإحالة غالبا اسم المستفيد وحالته. اكتب في الخطاب ما يحتاجه المستلم ليقدم الخدمة، واترك الباقي في الملف.
ورقم الطلب أو الملف يغني كثيرا عن تكرار رقم الهوية في كل خطاب. وإن لزم إرفاق تقرير طبي، فأرسله لمن سيقدم الخدمة وحده.
الموظفون
خطابات الرواتب والجزاءات والإجازات المرضية تخص الموارد البشرية والموظف نفسه. وخطاب التعريف بالراتب يوجه للجهة التي طلبها الموظف، ويسلم له أو لها مباشرة.
ولا تذكر سبب إنهاء خدمة موظف في خطاب لا يحتاج ذلك، مثل خطاب إخلاء طرف.
المتبرعون والداعمون
بعض المتبرعين يفضل ألا يذكر اسمه. سجل هذه الرغبة في ملفه، ولا تذكر اسمه أو مبلغه في خطاب لطرف ثالث دون إذنه.
وتقارير الإنجاز للداعم تكفيها البيانات المجمعة، لا أسماء المستفيدين وحالاتهم.
التعاميم الداخلية
التعميم الذي يذكر أسماء موظفين، مثل الترشيح لدورة أو نتائج تقييم، يرسل لمن يعنيهم فقط. وما يصلح لكل الجهة يكتب بلا بيانات فردية.
أين تحفظ البيانات؟ أسئلة تسألها لأي مزود
إن كانت مراسلاتك على نظام سحابي، فجزء من الحماية عند المزود. اسأله قبل أن تشترك:
- أين الخوادم، وأين النسخ الاحتياطية؟
- هل بيانات جهتك منفصلة عن بيانات الجهات الأخرى؟
- من يستطيع الوصول إلى بياناتك من فريق المزود، وبأي إذن؟
- هل تستطيع تحديد من يرى السري، وهل يوجد سجل اطلاع؟
- هل يمكن تفعيل التحقق بخطوتين عند الدخول؟
- ماذا يحدث لبياناتك إن توقف اشتراكك، وكيف تأخذ نسخة منها؟
- كيف يبلغك المزود إن وقع حادث يمس بياناتك؟
وللجهات الحكومية متطلبات خاصة في الاستضافة والأمن، تراجعها مع مرجعها قبل أي اختيار.
في راسل نرى: سؤال «أين بياناتي؟» حق لكل جهة. وجوابه يجب أن يكون جملة واضحة، لا صفحة شروط طويلة.
قائمة تحقق للمدير
- اكتب معايير «السري» في سطور قليلة وعممها.
- افصل «العاجل» عن «السري» في التسجيل والتدريب.
- حدد بالاسم أو بالوظيفة من يرى السري.
- راجع الصلاحيات عند كل انتقال موظف أو خروجه.
- راجع سجل اطلاع الخطابات السرية دوريا.
- اعتمد قاعدة: رقم الملف بدل البيانات الكاملة متى كفى.
- امنع إرسال الخطابات السرية في مجموعات المحادثة.
- اكتب خطوات التعامل مع خطاب أرسل خطأ أو تسرب.
- اربط الفئات التي فيها بيانات شخصية بجدول مدد الحفظ.
أسئلة شائعة
هل كل خطاب فيه اسم شخص خطاب سري؟
لا. اسم المرسل إليه في خطاب عادي لا يجعله سريا. السري ما يضر كشفه بشخص أو بالجهة. لكن أي بيان شخصي يستحق ألا يصل إلا لمن يحتاجه.
هل يشمل نظام حماية البيانات الشخصية الخطابات الورقية؟
نعم. النظام يطبق على معالجة البيانات الشخصية بأي وسيلة كانت، ورقية أو إلكترونية.
ماذا نفعل إن أرسل خطاب سري إلى جهة خطأ؟
اتبع الخطوات الخمس أعلاه: احصر الضرر، وسجل ما حدث، وافحص الأثر، وأبلغ من يلزم، ثم عدل الخطوة التي سمحت بالخطأ. واستشر مختصا إن كان في الخطاب بيانات شخصية. ولتتأكد من صحة خطاب يصلك أنت، اقرأ دليل التحقق من خطاب رسمي برمز QR.
هل نكتب «سري» على الخطاب نفسه؟
نعم. ضع درجة السرية في رأس الخطاب وعلى الظرف، حتى يعرف كل من يمر عليه كيف يتعامل معه. وفي النظام الإلكتروني تكون الدرجة جزءا من بيانات الخطاب، فتبنى عليها صلاحيات الاطلاع.
كيف نصنف الوارد الحساس؟
من يسجل الوارد يصنفه قبل إحالته، ثم يحيله لمالك واحد مسؤول عنه. والتفصيل في دليل إدارة الخطابات الواردة.
في راسل
لكل خطاب في راسل درجة أهمية: عادي أو عاجل أو سري. والخطاب السري لا يراه إلا من تسمح له الجهة، ويسجل النظام من اطلع على كل خطاب ومتى.
وصفحة التحقق للخطاب السري تعرض بيانات التحقق فقط، بلا الموضوع والأطراف. ونسخة الخطاب نفسه تفتح برقم سري من 6 أرقام، وتقفل بعد محاولات خاطئة كثيرة. التفاصيل في صفحة التحقق برمز QR.
ولكل جهة مساحة خاصة، والبيانات ونسخها الاحتياطية على خوادم داخل المملكة. ويمكن تفعيل التحقق بخطوتين عند الدخول. وتجد الصلاحيات والأرشيف في صفحة الأرشفة الإلكترونية، وأسئلة البيانات في الأسئلة الشائعة.
