المقالات
أدلة عملية عن تنظيم الخطابات والأرشفة والتحقق منها.
الاتصالات الإدارية: الدليل الشامل لتنظيم مراسلات الجهة والانتقال إلى نظام إلكتروني
الاتصالات الإدارية وظيفة قبل أن تكون برنامجا. هذا الدليل يجمع أركانها الأربعة، والأدوار، وسياسة مراسلات من عشرة بنود، ومؤشرات يتابعها المدير، وخطة انتقال من الورق إلى نظام إلكتروني على أربع مراحل.
تنظيم مراسلات الجمعيات الأهلية: دليل عملي للمدير التنفيذي ومسؤول المكتب
الجمعية الأهلية تراسل الداعمين والجهات المشرفة والشركاء ومجلس الإدارة، ولكل منهم طريقة. نرسم خريطة مراسلات الجمعية، ونحدد من يوقع وماذا يحفظ، ونشرح كيف يخدم الأرشيف المنظم حوكمة الجمعية.
سرية المراسلات وحماية البيانات الشخصية: دليل الجهة لحماية خطاباتها
الخطاب الذي يحمل اسم مستفيد أو راتب موظف أو قرارا قبل إعلانه يحتاج حماية مختلفة. نشرح درجات التصنيف، وخمس طبقات حماية، وما يعنيه نظام حماية البيانات الشخصية لمراسلات جهتك بلغة عملية.
كم سنة تحفظ الخطابات والوثائق؟ دليل بناء جدول مدد الحفظ لجهتك
سؤال «كم سنة نحفظ الخطاب؟» ليس له رقم واحد. نشرح من أين تأتي مدة الحفظ لكل نوع جهة، وخمس خطوات لبناء جدول مدد الحفظ، وما يقوله نظام حماية البيانات الشخصية عن الإتلاف، وكيف تتلف بأمان.
الأرشفة الإلكترونية للمراسلات: دليل عملي من الفهرسة إلى البحث والصلاحيات
المجلد المشترك ليس أرشيفا. الأرشيف الإلكتروني يبنى لحظة تسجيل الخطاب لا بعده. نشرح خمسة مبادئ، والحقول التي تكفي لتجد أي خطاب بعد سنوات، ومن يرى ماذا، وماذا تفعل بالأرشيف الورقي.
التوقيع الإلكتروني للخطابات الرسمية: أنواعه وما يقوله النظام السعودي وحدود كل نوع
ليس كل توقيع إلكتروني سواء. نشرح ثلاثة أنواع تراها في المراسلات، وما يقوله نظام التعاملات الإلكترونية باختصار، وأربعة أسئلة تعرف بها هل التوقيع جدير بالثقة، وأين يقف التوقيع في راسل بوضوح.
إدارة الخطابات الواردة: من الاستلام إلى الإحالة والرد دون أن يضيع خطاب
حين لا يعرف أحد أنه مسؤول عن خطاب وارد، يتأخر الرد أو يضيع الخطاب. هذا الدليل يرسم مسار الوارد في خمس محطات، ويشرح قاعدة المالك الواحد، والفرق بين الإحالة للعلم والإحالة للتنفيذ، وكيف تتابع المتأخر.
من يوقع خطابات الجهة؟ دليل مصفوفة صلاحيات الاعتماد والتوقيع
حين لا تكون صلاحيات التوقيع مكتوبة، يوقع من يحضر. نشرح كيف تبني مصفوفة اعتماد بثلاثة أسئلة، مع مثال لجمعية وآخر لشركة، وقواعد الختم والتفويض والرفض، وسجلا يحفظ من اعتمد ومتى.
ترقيم الخطابات الصادرة والواردة: طريقة عملية لا يتكرر فيها رقم
رقم الخطاب هو ما يبحث به الجميع بعد سنوات. نشرح مكونات الرقم، وثلاث صيغ شائعة ومتى تناسب كل واحدة، وسبع قواعد لا تكسرها، وسياسة ترقيم من صفحة واحدة تعتمدها جهتك.
كيف تكتب خطابا رسميا: العناصر والصيغة وعبارات جاهزة وأخطاء تتجنبها
الخطاب الرسمي الجيد يفهم من سطر موضوعه، وينفذ من فقرته الأخيرة. هنا بناء الخطاب خطوة بخطوة، مع عبارات جاهزة، وطريقة الرد على خطاب وارد، وأخطاء شائعة تضعف الخطاب.
ما هو نظام الصادر والوارد؟ دليل مبسط للجهات والجمعيات والشركات
نظام الصادر والوارد هو الطريقة التي تسجل بها الجهة كل خطاب يخرج منها أو يصل إليها. في هذا الدليل نشرح الفرق بين الصادر والوارد، ودورة حياة الخطاب، ومتى تنتقل من الدفتر إلى نظام، وكيف تختار النظام المناسب.
كيف تتحقق من خطاب رسمي برمز QR: خطوات المستلم وما يعنيه كل رد
رمز QR على الخطاب يفتح صفحة تحقق عند الجهة التي أصدرته. هنا خطوات التحقق، وكيف تفحص الرابط قبل أن تثق به، وماذا يعني كل رد، وكيف تتحقق من خطاب بلا رمز، وما يلزم الجهة لتجعل خطاباتها قابلة للتحقق.
جرب راسل مع جهتك
ابدأ تجربة مجانية، ونجهز حساب جهتك.