في مستودع الجهة صناديق خطابات من سنوات مضت. وفي المجلد المشترك ملفات لا يعرف أحد أصلها، ولا من يملك قرار حذفها.
ثم يسأل أحدهم: هل نتلف خطابات السنوات القديمة لنوفر المكان؟ فلا يجد جوابا مكتوبا. بعض الجهات تحفظ كل شيء إلى الأبد خوفا من الخطأ، وبعضها تتلف بالتقدير. وفي الطريقين خطر.
باختصار: لا توجد مدة واحدة تصلح لكل الخطابات. المدة تأتي من الأنظمة التي تخضع لها جهتك ومن حاجتها الفعلية، وتكتب في جدول واحد يحدد لكل فئة مدتها ومالكها وما يحدث لها في النهاية.
لماذا لا توجد مدة واحدة لكل الخطابات
الخطاب وعاء، وقيمته في محتواه. خطاب تهنئة لا يشبه خطابا يثبت التزاما ماليا، ولا خطابا يحمل بيانات مستفيد.
لذلك تحكم مدة الحفظ ثلاثة أسئلة:
- ماذا يطلب النظام؟ بعض الوثائق توجب الأنظمة حفظها مدة محددة، أو تمنع إتلافها.
- ماذا تحتاج الجهة؟ الرجوع والإثبات وإكمال العمل، ومراجعة الجهات المشرفة والمراجعين.
- ما خطر الإبقاء؟ حفظ البيانات الشخصية بعد انتهاء الغرض منها ليس أمرا محايدا، وله أحكام في نظام حماية البيانات الشخصية.
الجواب يختلف من فئة إلى فئة، ومن نوع جهة إلى آخر. ولهذا يكون الحل جدولا، لا رقما.
من يحدد المدة؟
الجهات الحكومية
يحكم الأجهزة الحكومية نظام الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم الملكي م/54 وتاريخ 23/10/1409هـ. ويعرف النظام الجهاز بأنه أي وزارة أو مصلحة مستقلة أو جهة حكومية ذات شخصية معنوية مستقلة.
يقسم النظام الوثائق إلى إدارية ومالية وتخصصية. ويقسمها كذلك إلى وثائق لا يجوز إتلافها ووثائق يجوز إتلافها. ثم يحيل مدة الحفظ وأساليب الإتلاف ومواعيده إلى اللوائح.
وينص النظام نفسه على إنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات لتطبيقه وإصدار لوائحه التنفيذية. فالمرجع في الجهة الحكومية لوائح النظام وتعليمات المركز، لا التقدير الشخصي.
الجمعيات الأهلية
نظام الوثائق والمحفوظات موجه للأجهزة الحكومية، ولا ينص على الجمعيات. فالجمعية تبني مددها من مصادر أخرى:
- لائحتها الأساسية وقرارات مجلس إدارتها.
- الأنظمة واللوائح التي تخضع لها، ومتطلبات الجهة المشرفة عليها.
- اتفاقيات المنح والشراكات، فقد تشترط حفظ وثائق المشروع مدة بعد انتهائه.
- الأنظمة الخاصة بما تمارسه من عمل، مثل شؤون الموظفين والشؤون المالية.
وللتوسع في مراسلات الجمعية وما تحفظه منها، اقرأ دليل تنظيم مراسلات الجمعيات الأهلية.
الشركات
تحدد الشركة مددها من الأنظمة الخاصة بنشاطها، ومن عقودها، ومن سياستها الداخلية. وكثير من المدد يرتبط بحدث لا بتاريخ الخطاب، مثل انتهاء العقد أو انتهاء علاقة العمل.
ولا ننصح بنقل مدد من جهة أخرى أو من مقال عام. اطلب من المختص في شركتك أن يكتب المصدر بجانب كل مدة.
البيانات الشخصية في كل الجهات
يطبق نظام حماية البيانات الشخصية على معالجة البيانات الشخصية بأي وسيلة كانت. فالخطاب الورقي داخل فيه كالملف الإلكتروني.
وينص النظام على أن تتلف الجهة البيانات الشخصية بعد انتهاء الغرض من جمعها دون تأخير. ويجيز الاحتفاظ بها إذا أزيل كل ما يدل على صاحبها، وفق الضوابط التي تحددها اللوائح.
ويوجب الاحتفاظ بها في حالتين: إذا وجد مسوغ نظامي يوجب حفظها مدة محددة، أو إذا اتصلت اتصالا وثيقا بقضية منظورة أمام جهة قضائية.
تنبيه: هذا شرح عام وليس رأيا نظاميا. ارجع إلى النص الرسمي للأنظمة ولوائحها، أو إلى مختص، قبل اعتماد جدول الحفظ في جهتك.
خمس خطوات لبناء جدول مدد الحفظ
الخطوة الأولى: اجرد الفئات لا الخطابات
لا تبدأ بفرز الصناديق. ابدأ بقائمة الفئات التي تراسل فيها جهتك، مثل: خطابات الجهات الحكومية، والعقود ومراسلاتها، والمراسلات المالية، وشؤون الموظفين، وخطابات المستفيدين أو العملاء، والتعاميم الداخلية، وخطابات الشكر والمجاملة.
عدد قليل من الفئات الواضحة خير من قائمة طويلة متداخلة. والفئة التي لا يعرف أحد ما يدخل فيها تصبح سلة لكل شيء.
الخطوة الثانية: اكتب المصدر لكل فئة
لكل فئة سؤال واحد: ما الذي يحدد مدتها؟ نظام، أو لائحة، أو عقد، أو متطلب جهة مشرفة. وإن لم يوجد مصدر خارجي فهي قرار داخلي، يكتب مع سببه.
الخطوة الثالثة: سم مالك كل فئة
المالك هو من يقرر في الفئة ويجيب عنها. الإدارة المالية للمراسلات المالية، والموارد البشرية لشؤون الموظفين، والإدارة التنفيذية أو المستشار النظامي للعقود. وبلا مالك لا يتخذ قرار الإتلاف أبدا.
الخطوة الرابعة: حدد حدث البداية والمرحلتين
أهم سؤال ينساه الناس: متى يبدأ العد؟ من تاريخ الخطاب، أم من انتهاء العقد، أم من انتهاء خدمة الموظف؟
ثم قسم المدة إلى مرحلتين. حفظ نشط: الخطاب قريب ويرجع إليه كثيرا. وحفظ غير نشط: في الأرشيف بصلاحيات أضيق، حتى نهاية المدة.
الخطوة الخامسة: حدد القرار عند النهاية واعتمد الجدول
عند نهاية المدة أمامك ثلاثة قرارات: حفظ دائم، أو إتلاف موثق، أو مراجعة لمدة إضافية بسبب مكتوب.
ثم يعتمد الجدول من صاحب الصلاحية في جهتك، ويراجع مرة في السنة على الأقل، وعند أي تغيير في الأنظمة أو في نشاط الجهة.
قاعدة عملية: اكتب سبب كل مدة بجانبها. المدة التي لا يعرف أحد سببها لا يدافع عنها أحد، ولا يجرؤ أحد على تطبيقها.
صيغة بند في الجدول
كل بند في الجدول يجيب عن الأسئلة نفسها. وهذه حقوله:
- فئة الوثيقة: اسم واضح لا يتداخل مع غيره.
- أمثلة: خطابان أو ثلاثة توضح ما يدخل في الفئة.
- المصدر: النظام أو اللائحة أو العقد أو القرار الداخلي.
- المالك: الإدارة التي تقرر في الفئة.
- حدث البداية: التاريخ الذي يبدأ منه العد.
- الحفظ النشط: حسب المصدر النظامي أو قرار الجهة.
- الحفظ غير النشط: حسب المصدر النظامي أو قرار الجهة.
- القرار عند النهاية: حفظ دائم، أو إتلاف موثق، أو مراجعة.
- من يطلع: الأقسام أو الوظائف المسموح لها.
مثال لبند مكتوب بهذه الطريقة:
فئة: عقود الموردين ومراسلاتها. المصدر: العقد والأنظمة ذات الصلة. المالك: الإدارة المالية. البداية: انتهاء العقد وتسوية مستحقاته. المدة: حسب ما يحدده المصدر. النهاية: مراجعة المالك، ثم إتلاف موثق أو حفظ دائم.
لاحظ أن البند لا يحمل رقما مخترعا. الرقم يأتي من المصدر، ويكتب حين يتأكد منه المالك.
ما تحفظه الجهات عادة بلا إتلاف
كثير من الجهات تحفظ بعض الوثائق حفظا دائما، لأنها تروي تاريخ الجهة وتثبت قراراتها. ومن ذلك:
- وثائق التأسيس والترخيص وتعديلاتها.
- محاضر مجلس الإدارة والجمعية العمومية وقراراتها.
- اللوائح والسياسات المعتمدة، ونسخها السابقة.
- سجل الصادر والوارد نفسه، لأنه فهرس كل ما سبق.
هذا عرف شائع لا قاعدة ملزمة. وجدولك المعتمد هو الحكم في جهتك.
الإتلاف الآمن والموثق
الإتلاف قرار رسمي، لا حملة تنظيف. وأي إتلاف بلا أثر مكتوب يشبه الضياع.
محضر الإتلاف
- الفئة والفترة، وأرقام الخطابات من وإلى إن أمكن.
- البند الذي يستند إليه الإتلاف في الجدول.
- من وافق، ومن نفذ، ومن شهد.
- طريقة الإتلاف وتاريخه.
واحفظ المحضر نفسه حفظا دائما. فهو ما يثبت أن الجهة أتلفت بقرار لا بإهمال.
طريقة الإتلاف
الورق يفرم بآلة أو عبر جهة متخصصة، ولا يرمى في النفايات العادية. أما الملفات الإلكترونية فاسأل قبل حذفها: أين توجد نسخ أخرى؟ في البريد، وفي المجلدات المشتركة، وعلى أجهزة الموظفين.
ويعرف نظام حماية البيانات الشخصية الإتلاف بأنه إجراء يجعل الاطلاع على البيانات أو استعادتها أو معرفة صاحبها متعذرا. فنقل الملف إلى سلة المحذوفات وحده لا يكفي.
متى توقف الإتلاف
أوقف إتلاف أي فئة تتصل بنزاع أو قضية أو تحقيق حتى ينتهي. واكتب هذا الاستثناء في الجدول نفسه.
في راسل نرى: الجدول الجيد يجعل الإتلاف قرارا هادئا ومتوقعا. وهذا ما تريده من أي قرار يمس وثائق الجهة.
الأرشيف الإلكتروني يسهل التطبيق
تطبيق الجدول يحتاج أن تجد خطابات فئة معينة في فترة معينة. وفي الأرشيف الورقي يعني ذلك أياما في المستودع.
أما الأرشيف الإلكتروني المرتب فيعطيك القائمة بالبحث بالتاريخ والتصنيف، وتصدرها للمراجعة قبل أي قرار. وتجد طريقة بنائه في دليل الأرشفة الإلكترونية للمراسلات.
ونقترح مراجعة سنوية بسيطة: استخرج قائمة الفئات التي بلغت نهاية مدتها، وأرسلها لمالك كل فئة، واطلب قراره كتابة.
قائمة تحقق
- اكتب قائمة فئات المراسلات في جهتك.
- حدد لكل فئة مصدرها النظامي أو سببها الداخلي.
- سم مالكا واحدا لكل فئة.
- حدد حدث البداية لكل مدة.
- اكتب القرار عند النهاية: حفظ دائم أو إتلاف موثق أو مراجعة.
- حدد الفئات التي تحمل بيانات شخصية، وراجعها مع ما يقوله نظام حماية البيانات الشخصية.
- اعتمد الجدول من صاحب الصلاحية.
- جهز نموذج محضر الإتلاف قبل أن تحتاجه.
- حدد موعدا سنويا لمراجعة الجدول.
أسئلة شائعة
هل يلزم نظام الوثائق والمحفوظات الشركات والجمعيات؟
النظام يعرف الجهاز بالجهات الحكومية، ولا ينص على الشركات والجمعيات. لكن طريقته في تقسيم الوثائق، وفي الفصل بين ما يجوز إتلافه وما لا يجوز، مفيدة لأي جهة تبني جدولها.
هل نحفظ النسخة الإلكترونية ونتلف الورق؟
يعتمد ذلك على نوع الوثيقة. بعض الوثائق قد يطلب أصلها الورقي عند الحاجة. فاكتب في الجدول لكل فئة: هل تكفي النسخة الإلكترونية، أم يحفظ الأصل معها.
ماذا نفعل بخطابات فيها بيانات شخصية انتهى غرضها؟
الأصل إتلافها دون تأخير، إلا إذا وجد مسوغ نظامي يوجب حفظها، أو اتصلت بقضية منظورة. ويجوز إبقاؤها إذا أزيل ما يدل على أصحابها وفق ضوابط اللوائح. والتفصيل في دليل سرية المراسلات وحماية البيانات الشخصية.
في راسل
يحفظ راسل الخطاب الصادر مع ملفه بعد اعتماده، والوارد مع مرفقاته عند تسجيله، في أرشيف جهتك. وتبحث فيه بالرقم أو الموضوع أو التاريخ، وتصدر القائمة إلى Excel لمراجعة سنة كاملة مع مالكي الفئات.
وجدول الحفظ يبقى قرار جهتك، ودور الأرشيف أن يجعل تطبيقه ممكنا. وإن انتهت التجربة قبل أن تشترك، فلا تحذف بياناتك تلقائيا.
تفاصيل الأرشيف في صفحة الأرشفة الإلكترونية، وما يخص الجمعيات في صفحة الجمعيات الخيرية، وإجابات أخرى في الأسئلة الشائعة.
