في يوم واحد قد يكتب المدير التنفيذي لجمعية أهلية خطاب شكر لداعم، ويرد على استفسار من الجهة المشرفة، ويجهز دعوة لاجتماع مجلس الإدارة. وكل خطاب منها يكتب في مكان: بريد شخصي، وملف على جهاز، ورسالة في محادثة.
ثم يأتي السؤال بعد سنة: أين ردنا على تلك الجهة؟ ومن وقعه؟ فيبدأ البحث في الأجهزة والذاكرة.
باختصار: الجمعية الأهلية تراسل خمس فئات، ولكل فئة كاتب وموقع وطريقة حفظ. ارسم الخريطة مرة، واكتب من يوقع بقرار من المجلس، واحفظ كل خطاب برقمه في مكان واحد.
خريطة مراسلات الجمعية
لكل فئة أربعة أسئلة: من يكتب؟ ومن يوقع؟ وماذا يحفظ؟ ومتى يرد؟ والأجوبة أدناه نماذج شائعة، تعدلها جمعيتك حسب لائحتها وحجمها.
الداعمون والمانحون
طلبات الدعم، واتفاقيات المنح، وتقارير الإنجاز، وخطابات الشكر.
- من يكتب: مسؤول تنمية الموارد أو مدير البرامج.
- من يوقع: المدير التنفيذي غالبا. والاتفاقيات التي تلزم الجمعية حسب صلاحيات المجلس.
- ماذا يحفظ: الطلب والاتفاقية والتقارير والشكر، مربوطة ببعضها تحت اسم الداعم والمشروع.
- متى يرد: في المواعيد التي تنص عليها الاتفاقية، والشكر بعد وصول الدعم بوقت قصير.
الجهة المشرفة والجهات الحكومية
المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي، والجهة المشرفة فنيا على نشاط الجمعية، وجهات حكومية أخرى تتعامل معها الجمعية في عملها.
- من يكتب: المدير التنفيذي أو من يكلفه.
- من يوقع: المدير التنفيذي أو رئيس المجلس، حسب نوع الخطاب ولائحة الجمعية.
- ماذا يحفظ: كل خطاب وارد ورده، مربوطين برقم خطاب الجهة وتاريخه.
- متى يرد: في المهلة التي تحددها الجهة. وإن لم تحدد، فبمهلة داخلية تكتبها الجمعية.
واذكر في كل رد رقم خطاب الجهة وتاريخه. فالموظف عندهم يبحث برقمه هو، لا برقم الجمعية.
الشركاء والجهات المنفذة
جهات تقدم الخدمة للمستفيدين مع الجمعية أو نيابة عنها، مثل المراكز الطبية والتدريبية والموردين.
- من يكتب: مدير البرنامج أو المشروع.
- من يوقع: المدير التنفيذي، أو من تحدده مصفوفة الصلاحيات للمبالغ والالتزامات.
- ماذا يحفظ: خطابات الإحالة والتعميد والمطالبات، مربوطة بالمستفيد أو المشروع.
- متى يرد: حسب الاتفاق مع الشريك. وتأخر الرد هنا يؤخر الخدمة عن المستفيد.
وقاعدة هذه الفئة: الخطاب قبل الخدمة لا بعدها. فالتعميد الذي يكتب بعد تقديم الخدمة يترك الجمعية بلا سند واضح لما ستدفعه، ويفتح باب الخلاف مع الشريك.
مجلس الإدارة والجمعية العمومية
دعوات الاجتماعات، وجداول الأعمال، والمحاضر، والقرارات، وخطابات العضوية.
- من يكتب: أمين المجلس أو مسؤول شؤون المجلس.
- من يوقع: رئيس المجلس، أو من تحدده اللائحة الأساسية.
- ماذا يحفظ: كل دعوة ومحضر وقرار. وكثير من الجمعيات تحفظ هذه الفئة حفظا دائما.
- متى يرد: حسب المواعيد التي تحددها اللائحة الأساسية للدعوات والاجتماعات.
واجعل لكل قرار رقما وتاريخا في محضره، ثم اذكر هذا الرقم في كل خطاب ينفذ القرار. فيصبح الطريق من القرار إلى تنفيذه واضحا لأي مراجع.
المتطوعون والمستفيدون
شهادات التطوع، وخطابات القبول والاعتذار، والخطابات الموجهة للمستفيد أو عنه.
- من يكتب: مسؤول التطوع أو مسؤول الحالة.
- من يوقع: المدير التنفيذي أو من يفوضه كتابة.
- ماذا يحفظ: الخطاب ومرفقاته، بصلاحيات ضيقة لأنها تحمل بيانات شخصية.
- متى يرد: بمهلة داخلية معلنة، فالمستفيد ينتظر جوابا يمس حياته.
هذه الفئة تحتاج عناية خاصة بالخصوصية، خاصة حين تحمل بيانات صحية. والتفصيل في دليل سرية المراسلات وحماية البيانات الشخصية.
من يوقع خطابات الجمعية؟
صلاحية التوقيع في الجمعية لا يقررها العرف، بل تحددها لائحتها الأساسية وقرارات مجلس إدارتها. فإن لم تجد قرارا مكتوبا، فهذا أول ما يستحق العمل.
اطلب من المجلس قرارا يحدد:
- الخطابات التي يوقعها المدير التنفيذي وحده.
- الخطابات التي تحتاج اعتماد رئيس المجلس أو من يفوضه المجلس.
- حدود المبالغ والالتزامات لكل مستوى.
- من يوقع عند غياب أي منهم، وبأي تفويض مكتوب.
ثم حول القرار إلى مصفوفة اعتماد يعرفها الجميع. وطريقة بنائها خطوة بخطوة في دليل مصفوفة صلاحيات الاعتماد والتوقيع.
قاعدة عملية: كل توقيع على خطاب الجمعية يجب أن يرجع إلى قرار مكتوب. إن سألك أحد «لماذا وقع فلان؟» فالجواب رقم القرار، لا «جرت العادة».
وانتبه لتعارض المصالح. إن كان لعضو في المجلس أو لموظف مصلحة مع الجهة المرسل إليها، فلا يكون هو من يعتمد الخطاب. اكتب هذه القاعدة في القرار نفسه.
عنوان واحد لمراسلات الجمعية
الجهات تراسل الجمعية على العنوان الذي تعرفه. فإن كان بريدا شخصيا لموظف، غادرت المراسلات مع الموظف.
- اجعل للمراسلات الرسمية بريدا باسم الجمعية، لا باسم شخص.
- اجعل الوصول إليه لأكثر من شخص، بصلاحية واضحة.
- سجل كل خطاب يصل إليه في سجل الوارد، ولا تكتف ببقائه في البريد.
- اكتب العنوان نفسه في الترويسة وفي كل خطاب صادر.
البريد وسيلة وصول، لا أرشيف. والأرشيف هو السجل الذي يحفظ الخطاب برقمه ومرفقاته.
المراسلات والحوكمة
تعمل الجمعيات وفق نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادر بالمرسوم الملكي م/8 وتاريخ 19/2/1437هـ ولائحته التنفيذية.
ويشرف المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي على القطاع، ويجري تقويما لحوكمة الجمعيات. ومن معاييره المعلنة الامتثال والالتزام، والشفافية والإفصاح.
الأرشيف المنظم لا يصنع الحوكمة. لكنه يجعل ما تفعله الجمعية قابلا للإثبات. وعند أي تقويم أو مراجعة، يأتي السؤال غالبا بصيغة واحدة: أرنا الدليل.
- خطاب أرسل للجهة المشرفة: تجده برقمه وتاريخه ومعتمده.
- قرار للمجلس: تجد المحضر، والخطابات التي نفذته.
- تقرير لداعم: تجد ما أرسل، ومتى، ومن وقعه.
- ترقيم متسلسل بلا تكرار: يدل على أن للجمعية إجراء ثابتا لا يتغير بتغير الموظف.
الجمعية التي تجد الدليل في دقائق تقضي وقت المراجعة في النقاش، لا في البحث.
مراسلات تتكرر في مواعيد معروفة
بعض المراسلات لا تفاجئ أحدا، ومع ذلك تتأخر. ضعها في تقويم سنوي واحد يراه المدير التنفيذي ومسؤول المكتب:
- مواعيد تقارير الداعمين كما تنص عليها الاتفاقيات.
- دعوات اجتماعات المجلس والجمعية العمومية حسب اللائحة الأساسية.
- المتطلبات الدورية للجهة المشرفة.
- تجديد الوثائق والتراخيص والاتفاقيات قبل انتهائها.
وحدد لكل موعد مالكا وتاريخ بدء العمل عليه، لا تاريخ التسليم وحده.
في راسل نرى: الحوكمة سلوك يومي قبل أن تكون ملفا. والمراسلات المنظمة أوضح أثر مكتوب لهذا السلوك.
خطاب الشكر للداعم: عناصر تجعله يقرأ
خطاب الشكر من أهم ما يقرؤه الداعم من الجمعية، وكثيرا ما يكتب على عجل. هذه عناصره:
- الاسم واللقب الصحيحان: خطأ في الاسم يمحو أثر الخطاب كله.
- أثر محدد: اذكر ما صنعه الدعم، مثل البرنامج الذي نفذ والفئة التي خدمها. وإن ذكرت أرقاما فلتكن موثقة عندك.
- التوقيت: الشكر بعد وصول الدعم بوقت قصير أصدق من شكر يأتي مع التقرير السنوي.
- التوقيع المناسب: الدعم الكبير يستحق توقيع رئيس المجلس أو المدير التنفيذي.
- غرض واحد: لا تضع في خطاب الشكر طلب دعم جديد. اجعله خطابا مستقلا.
- احترام الخصوصية: لا تذكر أسماء مستفيدين، ولا تذكر اسم الداعم في أي نشر إن طلب ألا يذكر.
مثال مختصر لمتن خطاب شكر، بجهة وداعم خياليين:
نتقدم إليكم بالشكر على دعمكم برنامج الكشف المبكر لهذا العام.
بفضل هذا الدعم وصلت الخدمة إلى أسر في أحياء لم يصلها البرنامج من قبل، وسنوافيكم بتقرير الإنجاز في موعده المتفق عليه.
نقدر ثقتكم، ونتطلع إلى استمرار الشراكة.
ولصياغة الخطاب بعناصره الكاملة، حمل نموذج الخطاب الرسمي واكتب عليه.
الجمعية الصغيرة: من أين تبدأ
لا تحتاج كل جمعية نظاما من اليوم الأول. نقترح ثلاث مراحل، تنتقل بينها حين تظهر الحاجة:
موظف واحد وسجل واحد
موظف واحد مسؤول عن الترقيم والتسجيل، وسجل واحد للصادر والوارد. ابدأ من نموذج سجل الصادر والوارد المجاني.
ملف Excel مشترك ومجلد مرتب
حين يكتب أكثر من شخص، انقل السجل إلى ملف مشترك، واحفظ نسخة كل خطاب في مجلد يحمل رقمه. واجعل الترقيم بيد شخص واحد حتى لا يتكرر رقم.
نظام إلكتروني حين يضيق الملف
علامات الوقت: تكرار الأرقام، وضياع المرفقات، والحاجة إلى اعتماد على أكثر من مستوى، وطلب المجلس تقارير لا يسهل استخراجها. وتجد معايير الاختيار في ما هو نظام الصادر والوارد.
أخطاء شائعة في مراسلات الجمعيات
- خطابات رسمية من بريد شخصي لموظف قد يغادر.
- رقم واحد لخطابين، أو خطابات بلا رقم.
- توقيع نيابة عن أحد دون تفويض مكتوب.
- خطاب صادر لا تحفظ الجمعية نسخته الموقعة.
- ترويسة قديمة فيها بيانات تغيرت، مثل العنوان أو أرقام التواصل.
- بيانات مستفيدين في مجموعات محادثة عامة.
- قرار مجلس لا يربط بالخطابات التي نفذته.
- شكر متأخر أو عام لا يذكر شيئا عن الدعم.
- خطاب يرسل قبل تسجيله، فيأخذ رقمه بعد خروجه أو لا يأخذه أبدا.
قائمة تحقق شهرية
- هل سجل كل وارد هذا الشهر في يومه، وأحيل لمالك؟
- هل لكل صادر رقم ونسخة موقعة في الأرشيف؟
- هل بقي خطاب من الجهة المشرفة بلا رد؟
- هل أرسل الشكر لكل دعم وصل هذا الشهر؟
- هل وقع كل خطاب من يملك صلاحيته في المصفوفة؟
- هل تغير موظف أو عضو مجلس، فتحتاج الصلاحيات أو التوقيعات تحديثا؟
- هل الترويسة والختم بالبيانات الحالية؟
- هل وصل أي خطاب فيه بيانات مستفيد لمن لا يحتاجه؟
أسئلة شائعة
هل تحتاج الجمعية الصغيرة رقما متسلسلا لكل خطاب؟
نعم. الرقم أسهل طريقة لتثبت أن الخطاب صدر، ولتجده بعد سنوات. ويكفي في البداية سجل بسيط بتسلسل واحد للصادر وآخر للوارد.
هل يوقع رئيس المجلس كل خطابات الجمعية؟
لا يلزم ذلك عادة، ولائحة الجمعية وقرارات مجلسها هي الحكم. وكثير من الجمعيات تترك الخطابات التشغيلية للمدير التنفيذي، وتخص رئيس المجلس بما يلزم الجمعية أو يمثلها أمام الجهات.
هل تحتاج الجمعية سجلا للمراسلات الداخلية؟
ليس شرطا. لكن ما يرجع إليه لاحقا يستحق رقما وحفظا، مثل تكليف موظف، أو تعميم سياسة، أو قرار من المدير التنفيذي. أما الملاحظات اليومية فيكفيها البريد.
من يحتفظ بختم الجمعية؟
شخص واحد تحدده الإدارة، ولا يستعمل الختم إلا على خطاب معتمد. وإن صار الختم إلكترونيا، فاحصر رفعه وتغييره في صلاحية محددة.
كم سنة تحفظ الجمعية خطاباتها؟
لا توجد مدة واحدة. المدة تأتي من لائحة الجمعية، والأنظمة التي تخضع لها، واتفاقياتها مع الداعمين. وطريقة بناء الجدول في دليل مدد حفظ الوثائق.
في راسل للجمعيات
ترفع الجمعية ترويستها وختمها مرة واحدة، ويرسم المعتمد توقيعه مرة واحدة، فيخرج الخطاب PDF جاهزا للطباعة والإرسال. ويمكن أن يمر الخطاب على المدير التنفيذي ثم رئيس المجلس، وأكثر من معتمد متاح في الباقة الاحترافية وما فوقها.
وعلى كل خطاب معتمد رمز QR يتحقق به المستلم. والخطابات ومرفقاتها في أرشيف تبحث فيه، وتصدر قائمته إلى Excel لمراجعة السنة. والبيانات على خوادم داخل المملكة.
والسعر شهري معلن يدفع سنويا، تجده في صفحة الأسعار. وتفاصيل ما يقدمه راسل للجمعية في صفحة الجمعيات الخيرية.
