يصلك خطاب PDF عليه توقيع وختم، ويبدو رسميا تماما. لكن سؤالا يبقى: هل وقعه صاحبه فعلا؟ وهل له قيمة الخطاب الموقع بالقلم؟
الجواب يبدأ من سؤال آخر: أي توقيع إلكتروني هذا؟ فالكلمة تجمع أنواعا تختلف في طريقتها وفي ما تثبته. وفي هذا الدليل نفرق بينها بلغة الإداري، لا بلغة المحامي.
باختصار: التوقيع الإلكتروني اسم يجمع أنواعا مختلفة: صورة توقيع داخل نظام مراسلات، وتوقيع عبر منصة توقيع، وتوقيع رقمي بشهادة تصديق. ونظام التعاملات الإلكترونية لا ينفي صحة التعامل لمجرد أنه إلكتروني متى تم وفق شروطه، لكن ما يثبته كل نوع يختلف.
ما هو التوقيع الإلكتروني؟
التوقيع الإلكتروني بيانات تضاف إلى مستند إلكتروني لتدل على من وقعه وعلى موافقته على ما فيه. قد تكون صورة توقيع، أو ضغطة زر بعد التحقق من هوية الشخص، أو شهادة رقمية ترتبط بالمستند.
وهنا فرق مهم بين أمرين: شكل التوقيع على الصفحة، وما يثبته التوقيع خلفها. صورة التوقيع وحدها شكل. والذي يعطيها قيمتها هو ما يحيط بها: من وضعها، ومتى، وهل بقي المستند كما هو بعدها.
ولماذا يهم الإداري هذا الفرق؟ لأن الخطاب يعيش بعد كتابته سنوات، وقد يطلب في مراجعة أو خلاف. وحينها لا يسأل أحد عن شكل التوقيع، بل عن دليله.
ما يقوله النظام السعودي باختصار
نظام التعاملات الإلكترونية
صدر نظام التعاملات الإلكترونية بالمرسوم الملكي م/18 وتاريخ 8/3/1428هـ. ومن أهم ما فيه لمن يكتب الخطابات ثلاثة مبادئ:
- لا تنفى صحة التعامل لأنه إلكتروني: تنص المادة الخامسة على أن للتعاملات والسجلات والتوقيعات الإلكترونية حجيتها، ولا تنفى صحتها لمجرد أنها تمت إلكترونيا، بشرط أن تتم وفق الشروط التي ينص عليها النظام.
- التوقيع وفق النظام يقوم مقام التوقيع الخطي: تنص المادة الرابعة عشرة على أن التوقيع الإلكتروني الذي يتم وفق النظام يستوفي شرط التوقيع الخطي، وله آثاره النظامية نفسها.
- أصل الصحة مرتبط بشروط النظام: وتضيف المادة نفسها أن التوقيع المقدم يفترض أنه لصاحبه المحدد في شهادة التصديق الرقمي، وأن المستند لم يتغير بعد توقيعه، ما لم يثبت العكس. فإن لم يستوف التوقيع ضوابط النظام ولائحته لم يقم له هذا الأصل.
وتنص المادة كذلك على أن من يعتمد على توقيع غيره عليه أن يبذل العناية اللازمة للتحقق من صحته. أي أن التحقق مسؤولية المستلم أيضا، لا المرسل وحده.
شهادات التصديق الرقمي ومن يصدرها
شهادة التصديق الرقمي وثيقة إلكترونية يصدرها مقدم خدمات تصديق مرخص، وتؤكد هوية صاحب التوقيع. ونص النظام على إنشاء مركز وطني للتصديق الرقمي يشرف على المهمات المتعلقة بإصدار هذه الشهادات.
وأعلنت هيئة الحكومة الرقمية فتح التقديم على تراخيص التصديق الرقمي. وتشمل خدماته، كما وصفتها الهيئة، إصدار الشهادات الرقمية والتوقيع الإلكتروني والختم الإلكتروني والزمني.
تنبيه: ما في هذا القسم شرح عام للتوضيح، وليس رأيا نظاميا. المرجع هو النص الرسمي للنظام ولائحته، وعند أي التزام مهم راجع مختصا.
ثلاثة أنواع تراها في المراسلات
توقيع داخل نظام المراسلات
يرسم المعتمد توقيعه مرة واحدة، وترفع الجهة ختمها. وحين يعتمد خطابا داخل النظام تظهر صورة توقيعه والختم على الخطاب.
قوة هذا النوع في ما يحيط بالصورة: الخطاب لا يعتمد إلا من حساب المعتمد نفسه، والنظام يسجل من اعتمد ومتى، ويضع على الخطاب رمز تحقق يرجع إلى سجل الجهة. فالإثبات هنا من سجل الجهة نفسها، لا من جهة مستقلة.
توقيع عبر منصة توقيع إلكتروني
منصات مخصصة لتوقيع المستندات. ترفع إليها الملف، فيصل إلى الموقع رابط، ويتحقق من هويته بطريقة تحددها المنصة، ثم يوقع. وتحفظ المنصة سجلا بخطوات التوقيع.
يناسب هذا النوع المستندات التي يوقعها طرف من خارج الجهة. ويختلف مستوى التحقق من الهوية من منصة إلى أخرى، فاسأل عنه قبل أن تعتمد عليه: كيف يثبت الموقع هويته؟ وماذا يحفظ من سجل؟ وكيف يتحقق المستلم من التوقيع لاحقا؟
توقيع رقمي بشهادة تصديق
يقوم على شهادة تصديق رقمي يصدرها مقدم خدمات تصديق مرخص. ويرتبط التوقيع بمحتوى المستند نفسه، فإذا تغير شيء في المستند بعد توقيعه ظهر ذلك عند التحقق من التوقيع.
وهو الأقوى في إثبات هوية الموقع وسلامة المستند. ويستعمل عادة حين يكون للمستند أثر نظامي أو مالي كبير.
في راسل نرى: الصراحة في نوع التوقيع جزء من الثقة. الجهة التي تعرف ما يثبته توقيعها وما لا يثبته تختار الأداة المناسبة لكل خطاب، ولا تفاجأ برد خطابها.
أربعة أسئلة تعرف بها هل التوقيع جدير بالثقة
أمام أي خطاب موقع إلكترونيا اسأل:
- من وقع؟ هل يمكن معرفة الشخص الذي وضع التوقيع، لا مجرد الاسم المكتوب تحته؟
- متى وقع؟ هل وقت التوقيع مسجل في مكان لا يعدله كاتب الخطاب؟
- هل تغير المستند بعد التوقيع؟ هل توجد طريقة تكشف أي تعديل بعده؟
- هل يستطيع المستلم التحقق؟ هل عند المستلم طريق يتأكد به بنفسه، دون أن يعتمد على كلام المرسل؟
صورة توقيع ملصقة في ملف Word لا تجيب عن أي سؤال منها. والتوقيع داخل نظام مراسلات برمز تحقق يجيب عن أكثرها من سجل الجهة، فالمستلم يقارن ما بيده بما سجلته الجهة. والتوقيع الرقمي بشهادة تصديق يجيب عنها تقنيا، ومن خلال جهة تصديق مستقلة.
أي توقيع يناسب أي خطاب؟
لا يوجد توقيع واحد لكل الخطابات. هذه أمثلة من المراسلات اليومية للجهات:
- خطاب شكر لداعم: يكفيه توقيع المعتمد وختم الجهة. ورمز التحقق يضيف ثقة بلا عناء.
- خطاب إلى جهة حكومية: اسأل الجهة عما تقبله. بعض الجهات تقبل الخطاب الإلكتروني المختوم، وبعضها يطلب الأصل الورقي، أو يستقبل الطلبات عبر منصته الإلكترونية.
- إفادة أو شهادة لموظف أو مستفيد: يكفي فيها عادة توقيع المعتمد وختم الجهة مع رمز تحقق، ما لم تطلب الجهة التي ستقدم إليها غير ذلك. وبالرمز يتأكد من تقدم إليه أنها صادرة فعلا.
- تعميم داخلي: يكفيه الاعتماد داخل النظام، وسجل الاعتماد مرجعه.
- خطاب يترتب عليه التزام مالي أو تعاقدي: قد يلزم هنا توقيع رقمي بشهادة تصديق، أو توقيع خطي، حسب ما يتفق عليه الطرفان وما تفرضه الأنظمة. والعقود لها أدواتها، والخطاب لا يغني عنها.
مثال: جمعية أهلية ترسل خطاب شكر إلى شركة داعمة، وخطابا آخر إلى جهة حكومية تطلب فيه تصريحا. الأول يخرج بتوقيع المدير التنفيذي وختم الجمعية ورمز تحقق، ويكفيه ذلك. أما الثاني فتسأل الجمعية قبل إرساله عن الطريقة التي تقبلها الجهة الحكومية، فقد تطلب تقديمه عبر بوابتها الإلكترونية.
قاعدة عملية: قبل أن تختار طريقة التوقيع اسأل الجهة المستلمة: ماذا تقبلون؟ جواب من سطر واحد يوفر عليك خطابا يعاد إليك.
أخطاء شائعة في التوقيع الإلكتروني
- صورة التوقيع في البريد: يرسل المدير صورة توقيعه إلى زميل ليضعها على الخطابات. من هذه اللحظة لا يعرف أحد من وقع ماذا.
- التوقيع باسم غائب: يوقع موظف باسم مديره المسافر دون تفويض مكتوب بمدة محددة.
- ملف قابل للتعديل: يرسل الخطاب الموقع بصيغة Word، فيمكن لأي أحد أن يغير فيه بعد التوقيع.
- الثقة بالشكل وحده: يعتمد المستلم على الخطاب لأن عليه توقيعا وختما، دون أن يتحقق منه.
- افتراض القبول: تفترض الجهة أن كل جهة أخرى تقبل الخطاب الإلكتروني، فيعاد إليها خطابها.
التوقيع في راسل بوضوح
التوقيع في راسل توقيع إلكتروني داخل النظام. يظهر على الخطاب المعتمد صورة توقيع المعتمد وختم الجهة، ومعهما رمز تحقق يثبت أن الخطاب مسجل عند الجهة.
وهو ليس توقيعا رقميا بشهادة من جهة تصديق مرخصة. وقبول الخطاب المعتمد إلكترونيا لدى الجهات الأخرى يخضع لأنظمتها وسياساتها. نقول هذا بوضوح لأننا نريد أن تختار جهتك عن معرفة.
وما يسند هذا التوقيع داخل النظام:
- صلاحية الاعتماد منفصلة عن صلاحية الكتابة، فلا يعتمد الخطاب إلا من تحدده الجهة.
- لكل خطاب سجل: من أنشأه ومن اعتمده ومتى.
- لا يأخذ الخطاب رقمه إلا بعد اعتماده.
- رمز QR يفتح صفحة تحقق على رابط الجهة نفسها، تعرض بيانات الخطاب كما سجلتها. وتفصيل ذلك في التحقق برمز QR.
- إن ألغت الجهة الخطاب قالت صفحة التحقق إنه لم يعد ساريا.
قائمة تحقق قبل اعتماد التوقيع الإلكتروني في جهتك
- اكتب أنواع الخطابات التي تصدرها جهتك، وحدد لكل نوع طريقة التوقيع المناسبة.
- حدد من يعتمد كل نوع في مصفوفة مكتوبة. وطريقة بنائها في دليل مصفوفة صلاحيات الاعتماد والتوقيع.
- اسأل الجهات التي تراسلها كثيرا عما تقبله من الخطابات الإلكترونية.
- احفظ صورة التوقيع والختم بحيث لا يستعملها إلا صاحب الصلاحية.
- اجعل على كل خطاب طريقة يتحقق بها المستلم بنفسه.
- أبق الخطابات ذات الالتزام المالي أو التعاقدي على الأداة التي تناسبها.
- راجع هذه القواعد مرة في السنة، وعند أي تغير في الأنظمة.
أسئلة شائعة
هل صورة التوقيع على ملف PDF توقيع إلكتروني؟
هي أبسط أشكاله. وقيمتها تعتمد على ما يحيط بها: هل يعرف من وضعها ومتى، وهل يستطيع المستلم التحقق منها.
هل التوقيع الإلكتروني ملزم في السعودية؟
نظام التعاملات الإلكترونية يعطي التوقيعات الإلكترونية حجيتها متى تمت وفق شروطه ولائحته. أما الحكم على خطاب بعينه فيرجع فيه إلى النص الرسمي وإلى مختص.
ما الفرق بين التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي؟
الإلكتروني اسم عام لكل توقيع على مستند إلكتروني. والرقمي نوع منه يقوم على شهادة تصديق رقمي من مقدم خدمات مرخص، ويكشف أي تغيير في المستند بعد توقيعه.
هل يغني رمز QR عن التوقيع الرقمي؟
لا. الرمز يثبت أن الخطاب مسجل عند الجهة، ويعرض بياناته كما سجلتها. والتوقيع الرقمي يربط هوية الموقع بالمستند عن طريق جهة تصديق مستقلة. لكل منهما دوره، وتفصيل الأول في خطوات التحقق من خطاب برمز QR.
في راسل
يمر الخطاب على معتمده قبل أن يأخذ رقمه. يعتمده المعتمد أو يرفضه مع ذكر السبب، من جواله أو من رابط اعتماد يصله على جواله أو بريده. ويمكن أن يمر الخطاب على أكثر من معتمد في الباقة الاحترافية وما فوقها.
التفاصيل في الاعتماد والتوقيع، وجواب مختصر عن نوع التوقيع في الأسئلة الشائعة. ولترى موقع التوقيع من سياسة المراسلات كلها اقرأ الدليل الشامل للاتصالات الإدارية.
